Forretningskontinuitet før, under og etter en krise

28. april 2020
FM-sjef Susanne Balslev Nielsen, april 2020

Hotellkjeder, produksjonsselskaper, detaljhandel, helsetjenester og høyskoler har sett i løpet av Covid-19 pandemien hvordan deres daglige aktiviteter har fullstendig endret seg fra dag til dag. Noen hadde en beredskapsplan klar, og de hadde lagt ut på forhånd en plan for hvem som gjør hva og når. Denne artikkelen er for de selskapene og deres FM-organisasjoner som ikke har hatt en formalisert forretningskontinuitetsplan og har måttet improvisere og koordinere ved høyt trykk med en følelse av "asfaltering  mens du kjører".
 

Tenk om bedriften din hadde hatt en plan som hjalp deg å prioritere, da spørsmålene er i ferd med å velte deg og du sto overfor alvorlige konsekvenser for virksomheten din.  Denne artikkelen inneholder 4 krav til selskapenes styringssystemer som kan sikre selskapets fortsatte drift under og etter en "forstyrrelse" som samfunnsnedleggelse i mars 2020.

 

4 krav til  styringssystemer for forretningskontinuitet:  

  1. Kjent politikk: Alle må kjenne selskapets politikk i dagens situasjon. Dvs. toppledelsen må uttrykke selskapets intensjoner og retning for virksomheten og kommunisere dette gjennom relevante kanaler.  
     
  2. Kompetente personer med klart ansvar: Toppledelsen må sørge for at ansvar og myndighet for relevante roller er tildelt og kommunisert internt i organisasjonen.  For eksempel ved å klargjøre ansvaret for spesielle styringsfunksjoner og  medarbeidergrupper.
     
  3. Avtalte arbeidsflyter: Prosedyrer og kvalitetskrav for styringsprosesser må utformes i fbm politiske retningslinjer, planlegging, implementering og drift, ytelsesimplementering, gjennomgang av ledelsen og fortsatt forbedring. Dorsikre seg om at det finnes for eksempel prosessbeskrivelser og illustrasjoner for både normale og atypiske situasjoner, og at disse er behøvelig kvalitetssikret og oppdatert.

    For EKSEMPEL, for FM-organisasjoner, kan det være konvertering av rengjøringstjenester, bygningsdrift og vedlikehold, sikring og adgangsstyring eller innretning av kontorer og andre arealer.
     
  4. Dokumentert informasjon: Det skal avtales hvilken informasjon-/driftsdata som skal dokumenteres for å sikre forretningskontinuitet og gi mulighet for etterfølgende evaluering. For eksempel regelmessig fotodokumentasjon, registrering av lagerbeholdning, oppgaver,  forsyningskilderskilder og timeforbruk.

Strukturen ovenfor kommer fra   ISO standard 22301:2019 Security and resilience – business continuity management systems – requirements. Sikkerhet og robusthet – forretningskontinuitetsstyringssystemer – krav. Som en helt ny standard er den ennå ikke godt kjent.
Generelt er det spesielt store selskaper med høy krav til kvalitetsikring som anvender standarder i dag. Men  standardene kan gi god støtte til mange flere- som ønsker å profesjonalisere sin organisasjon ved å dele mer viten og øke skriftlighet vedr. kvalitetsnivåer og samarbeidsprosesser. Standardene er sjelden enkel lesing, men hvis du tar en standard trinnvis, kan det gjøres så enkelt at hvert trinn kan trekkes og  lages konkret i  forhold til et bestemt selskap. Uansett sektor, eierskap, størrelse og selskapsprofil.
 

Kontinuerlig oppdatering og post-disrupsjon læring er viktige elementer i å bygge en kultur rundt forretningskontinuitet. Hvis ikke noe annet , er den nåværende lock-down perioden en test av selskapers evne til å takle krisesituasjoner og en mulighet for innovasjon.
Alle selskaper må spørre seg selv:
Hva har vi lært av den nåværende krisen, og hva vil vi ta hensyn til i den fremtiden som kommer?   
Sett allerede nå møter i kalenderen for felles refleksjon om læring og innovasjon i lys av Covid-19 krise.
 

Min anbefaling til bedrifter og FM-organisasjoner er ikke å initiere en  omfattende planlegging som tar hensyn til alle prosesser og alle typer avbrudd, men å fokusere på de mest sentrale til selskapets strategiske mål og å administrere selskapets omdømme og troverdighet. Hva er det som bare ikke må skje, og hvordan kan vi hindre at det skjer, og hvordan kan vi redusere  konsekvensene hvis det skjer uansett?

Ta vare først på mennesker og natur, så dine eiendommer/verdier, og deretter forsyningskjedene dine. Med bare et basalt beredskap øker sannsynligheten for at selskaper gjør det bedre og raskere, enn øom ingenting er avtalt på forhånd.  

 

Denne artikkelen ble skrevet med referanse til SN-ISO/TS 22330:2018: Secure and Resilience - Management Systems for Business Continuity - Retningslinjer for omsorgssertifikat Business Continuity. Tilgjengelig via Norsk Standard.

Susanne Balslev Nielsen
Susanne Balslev Nielsen, – Strategisk FM rådgiver, Ph.D. og civilingeniør. FM-Brobygger på ny mission:

Susanne Balslev Nielsen var i 2014-19 ekstern professor (20% stilling) i FM på OsloMet og er censor på flere uddannelsesinstitutioner. Jeg har arbejdet med Facilities Management som forsker og underviser i Center for Facilities Management – Realdania Forskning på Danmarks Tekniske Universitet. Efter mange år i den akademiske verden har hun kommet til den internationale multidisciplinære rådgivningsvirksomhed NIRAS, hvor jeg arbejder med FM strategi, analyse og procesfacilitering.

Popup Image

Ta kontakt

Veien til å bli medlem for deg og din organisasjon er kort. Alt du trenger er å ta kontakt. Vi tar oss av resten!
Send e-post
Kontakt oss på chat

Bli medlem i dag!

Veien til å bli medlem for deg og din organisasjon er kort.
Alt du trenger er å ta kontakt. Vi tar oss av resten!
Ta kontakt